Положення про обробку та захист персональних даних у базах персональних даних, власником яких є продавець
1. Загальні поняття та сфера застосування.
1.1. Визначення термінів:
база персональних даних – іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
відповідальна особа – певна особа, яка організує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці відповідно до закону;
власник бази персональних даних – фізична чи юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом ;
згода суб'єкта персональних даних – добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) про надання дозволу на обробку його персональних даних відповідно до сформульованої метою їх обробки, висловленої у письмовій формі або у формі, що дозволяє зробити висновок про надання згоди;
знеособлення персональних даних – вилучення відомостей, що дозволяють ідентифікувати особистість;
обробка персональних даних – будь-яка дія або сукупність дій, вчинених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, оновленням, використанням та розповсюдженням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
персональні дані – відомості або сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована, і можуть включати запис одного або декількох куки або анонімних ідентифікаторів, також куки та анонімні ідентифікатори, коли суб'єкт персональних даних взаємодіє з послугами, запропонованими нашими партнерами , як рекламні послуги, наприклад, які можуть з'явитися на інших сайтах, які були явно оприлюднені суб'єктом персональних даних та інші дані;
розпорядник бази персональних даних – фізична чи юридична особа, якій власником бази персональних даних чи законом надано право обробляти ці дані.
Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій власником та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;
суб'єкт персональних даних – фізична особа, щодо якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
третя особа – будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, власника або розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якому власником чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
особливі категорії даних – персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних союзах, а також дані, що стосуються здоров'я або статевого життя.
1.2. Це Положення є обов'язковим для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків.
2. Перелік баз персональних даних.
2.1. Продавець є власником наступних баз персональних даних:
- База персональних даних контрагентів.
3. Ціль обробки персональних даних.
3.1. Метою обробки персональних даних у системі є зберігання та обслуговування даних контрагентів відповідно до статей 6, 7 Закону України «Про захист персональних даних».
3.2. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання/отримання та здійснення розрахунків за придбані товари/послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та інших обов'язків, покладених законом на власника персональних даних, для захисту законних інтересів власника персональних даних або третьої особи, якій передаються персональні дані.
3.3. Метою обробки персональних даних є створення та реалізації бонусних програм, програм лояльності, відправлення повідомлень у вигляді email-листів, повідомлень у Viber, SMS-повідомлень, повідомлень у мобільному додатку, повідомлень веб-браузера, в тому числі з метою відправки комерційних пропозицій, з метою покращення якості надання послуг, формування рейтингів, аналізу активності, здійснення пошуку за ключовими словами, відправлення інформаційних та маркетингових розсилок (новини, акції компанії, інформація про акції, промокоди та знижки, персональні рекомендації, персональні знижки та пропозиції), які містять інформацію про товарах та/або послугах, рекламні та комерційні пропозиції щодо таких товарів та/або послуг та ін.
4. Порядок обробки персональних даних. Одержання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних.
4.1. Обробка персональних даних, що використовуються для виконання мети обробки, передбаченої п. 3.2 цього Положення, здійснюється на підставі статті 11 Закону України "Про захист персональних даних".
4.2. Обробка персональних даних, що використовуються для виконання мети обробки, передбаченої п. 3.3 цього Положення, здійснюється на підставі згоди суб'єкта персональних даних або для виконання акцептованих суб'єктом персональних даних оферт, включаючи оформлення підписок.
4.2.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи про надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки. Згода суб'єкта персональних даних може бути надана у таких формах:
- документ на паперовому носії з реквізитами, що дозволяє ідентифікувати цей документ та фізичну особу;
- електронний документ, який має містити обов'язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи про надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб'єкта персональних даних.
- позначка на електронній сторінці документа або електронному файлі, яка обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.
4.3. Повідомлення суб'єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мета збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється при оформленні цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства .
4.4. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я або статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.
5. Місцезнаходження бази даних.
5.1. Зазначені у розділі 2 цього Положення бази персональних даних перебувають за адресою продавця.
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.
6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданого власнику бази персональних даних для обробки цих даних, з метою виконання взятих зобов'язань перед суб'єктом персональних даних або відповідно до вимог закону.
6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або не може їх забезпечити.
6.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних із персональними даними, подає запит про доступ (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних.
6.4. У запиті вказуються:
прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання (місце знаходження) та реквізити документа, що засвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи – заявника);
найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи – заявника);
прізвище, ім'я, по батькові, а також інші відомості, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, щодо якої робиться запит;
відомості про базу персональних даних, щодо якої подається запит або відомості про власника або розпорядника цієї бази;
перелік запитуваних персональних даних;
ціль запиту.
6.5. Термін вивчення запиту щодо його задоволення неспроможна перевищувати десяти робочих днів із дня надходження.
Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволений або відповідні персональні дані не підлягають наданню із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.
Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів із дня надходження, якщо інше не передбачено законом.
6.6. Усі працівники власника бази персональних даних зобов'язані дотримуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних та інформації по рахунках у цінних паперах та обігу цінних паперів.
6.7. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у випадку, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом 30 календарних днів з дня надходження запиту. У цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, неспроможна перевищувати сорока п'яти календарних днів.
6.8. Повідомлення про відстрочку доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.
6.9. У повідомленні про відстрочку зазначаються:
прізвище, ім'я, по батькові посадової особи;
дата надсилання повідомлення;
причина відстрочення;
термін, протягом якого буде задоволено запит.
6.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.
6.11. У повідомленні про відмову вказуються:
прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
дата надсилання повідомлення;
причина відмови.
6.12. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржене до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або у суді.
7. Захист персональних даних.
7.1. Власник бази персональних даних обладнаний системними та програмно-технічними засобами та засобами зв'язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, спотворенню, підробленню, копіюванню інформації та відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
7.2. Адміністрація сайту організує роботу, пов'язану із захистом персональних даних під час їх обробки відповідно до закону. Адміністрація сайту є власником бази персональних даних та відповідальна за її збереження.
7.3. Адміністрація сайту зобов'язана:
- знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;
- забезпечити виконання вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють відповідну діяльність щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних;
- забезпечити зберігання документів (протоколів), що підтверджують надання суб'єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення зазначеного суб'єкта про його права.
7.4. З метою виконання своїх обов'язків адміністрація сайту має право:
- отримувати необхідні документи, пов'язані з обробкою персональних даних;
- робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються у локальних обчислювальних мережах та автономних комп'ютерних системах;
- отримувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;
- підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових (трудових) обов'язків зобов'язані дотримуватися вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних.
7.6. Працівники, які мають доступ до персональних даних, у тому числі здійснюють їх обробку, зобов'язані не допускати розголошення будь-яким способом персональних даних, які їм були довірені або стали відомі у зв'язку з виконанням професійних чи службових чи трудових обов'язків. Таке зобов'язання є дійсним після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, встановлених законом.
7.7. Особи, які мають доступ до персональних даних, у тому числі здійснюють їхню обробку, у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність відповідно до законодавства України.
7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але в жодному разі не більше терміну зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних.
8. Права суб'єкта персональних даних.
8.1. Суб'єкт персональних даних має право:
- знати про місцезнаходження бази персональних даних, що містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) власника або розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення про отримання цієї інформації уповноваженим їм особам, крім випадків, встановлених законом;
- отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, включаючи інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;
- на доступ до своїх персональних даних, які у відповідній базі персональних даних;
- отримувати не пізніше ніж через тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, що зберігаються;
- пред'являти мотивовану вимогу із запереченням проти опрацювання своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні повноважень, передбачених законом;
- пред'являти мотивовану вимогу про зміну або знищення своїх персональних даних будь-яким власником та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно або є недостовірними;
- на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням або несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними або ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
- звертатися з питань захисту своїх прав, що стосуються персональних даних, до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;
- застосовувати засоби правового захисту у разі порушення законодавства щодо захисту персональних даних.
9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних.
9.1. Суб'єкт персональних даних має право отримання будь-яких відомостей себе у будь-якого суб'єкта відносин, що з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, встановлених законом.
9.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних здійснюється безкоштовно.
9.3. Суб'єкт персональних даних подає запит на доступ (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних.
У запиті вказуються:
прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання (місце знаходження) та реквізити документа, що засвідчує особу суб'єкта персональних даних;
інші відомості, що дозволяють ідентифікувати особу суб'єкта персональних даних;
відомості про базу персональних даних, щодо якої подається запит або відомості про власника або розпорядника цієї бази;
перелік запитуваних персональних даних.
9.4. Термін вивчення запиту щодо його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів із дня надходження.
9.5. Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома суб'єкта персональних даних, що запит буде задоволений або що відповідні персональні дані не підлягають наданню із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.
9.6. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів із дня надходження, якщо інше не передбачено законом.